חשבי שכר

חישוב שכר נדרש לבצע בכל תחום של השכר של העובדים. חשבי שכר הינם בעלי מקצוע אשר הוכשרו בקורס מקצועי אקטואלי, לפעמים הינם הוכשרו בעוד קורסים, כמו לדוגמה – ייעוץ מס, ניהול חשבונות וכיוצא בזה.

אשר הוכשרו בקורס מקצועי אקטואלי, לפעמים הינם הוכשרו בעוד קורסים, כמו לדוגמה – ייעוץ מס, ניהול חשבונות וכיוצא בזה.

בנושא זה יש כל מיני דרגות מקצועיות, כאשר עליהם למלא הכשרה אלמנטרית כחשבי שכר ובה במהלך הזמן משלימים הכשרה אלמנטרית בתור חשבי שכר ויוכלו להתפתח לכדי חשבי שכר בכירים.

כל העולם הזה נערך באמצעות הלשכה לרואי חשבון, כאשר היא מבצעת מבחני הסמכה עבור אלו אשר גמרו כל מיני קורסים של הכשרה. הנושא של חשבי שכר הפך למבוקש ואקטואלי ביותר יחד עם התקדמות של נושא השכר וחוקי עבודה, כאשר המעביד צריך לעמוד בכל מיני הגדרות בנוגע לשכר של העובדים שלו.

במציאות של היום, נהיר כי יש מעלה תפעולית ועסקית כאחת בניהול מקצועי של תחום השכר בחברה. חשב שכר מקצועי ששמו הולך לפניו מומחה בתחומים, כמו למשל – ביטוח לאומי, חוקי עבודה, הפרשה פנסיונית ואף זכויות סוציאליות.

מה הם התפקידים אשר עליהם חולשים חשבי שכר?

חשבי שכר אמורים להיות מומחים ובעלי ידע רב ביותר בכל התחומים, החוקים וכן התקנות אשר נוגעים לשכר במדינת ישראל. 

להלן נציג לפניכם את התפקידים אשר עליהם חולש חשב שכר והינם המשימות מדי יום אותן ינהל ויערוך באופן קבוע, כחלק מהגדרת תפקידו ועל פי דרישות החברה אשר הינו מועסק בה.

• על חשב השכר לבצע עדכון של נתוניו האישיים של כל עובד, על פי שינוי אשר בוצע בחקיקה, כל שינוי בנתונים אישיים, שינוי בסטטוס כל שהוא של עובד במקום עבודה וכיוצא בזה.
• על חשב השכר להזין את הנתונים האישיים של העובדים אל מול המערכת – החל מנתונים אישיים אלמנטריים שלהם וכלה בנתונים על נקודות זיכוי, הטבה של מס וכיוצא בזה.
• על חשב השכר לבדוק כי כל התשלומים האקטואליים הועברו לשם מיסוי וכל מיני הפרשות סוציאליות.
• על חשב השכר לערוך משכורות של העובדים בתוכנה של שכר – תחום של מיסוי, כל מיני אלמנטים ייעודיים, הפרשות עבור ביטוח לאומי, בונוס, הפרשות עבור קרנות ועבור זכויות סוציאליות, הפרשות עבור חיסכון פנסיוני וכיוצא בזה.

לנשום אויר ולהזרים חמצן – תזרים המזומנים כלי אסטרטגי לצמיחה והתפתחות

תזרים המזומנים של החברה משמש צינור החמצן בליבו של הארגון.

התזרים מהווה בסיס להישרדותו של הארגון גם בטווח הקצר וגם בטווח הארוך.

היכולת לקבל החלטות בעלות משמעות אסטרטגית תלויה רבות בניהול התזרים.

בתקופה זו של פוסט קורונה יצליחו הארגונים שהמנהלים שלהם משכילים לנהל את התזרים בחכמה.

ניהול חכם של התזרים יאפשר למנהלים להשקיע משאבים בעתידו של הארגון, בצמיחתו, לסכם עסקאות בעלות רווחיות גבוהה ולסייע לארגון לעבור ממגננה והישרדות לעידן של צמיחה.

כיצד משפיע התזרים על ההחלטות שלנו?

1. אם ניהלנו אותו נכון – נשמור על העובד האיכותי ולא בהכרח על הזול
2. נקדם את עתידו של הארגון ולא נפעל מפאניקה
3. נדע להבין ולזהות את ההזדמנויות שנוצרו כעת בשוק ולהיות אקטיביים במימושם
4. נדע לבנות תעדוף ולזהות מה נחוץ והכרחי לארגון ומה לא חשוב
5. נדע לחזק את מערך הגביה של הארגון
6. נשמור משאבים שיאפשרו השקעה בשיווק ומכירות
7. נבנה תהליכים לטווח רחוק שיגדילו את הבקרה השוטפת ואת מיצוי הפוטנציאל התמחירי של הארגון

אם כך באילו תחומים נפעל על מנת לשפר את מצב התזרים?

בתחום הניהולי

• נבנה דוח תזרים שיכלול את התקבולים הצפויים מול ההוצאות הצפויות – הדוח יכלול זיהוי התאריכים הצפויים לכל הוצאה והכנסה – ותזמון של התשלומים לאחר מועדים בהם צפויים תקבולים. כך נמנע מגישור ופערי זמן בהם אנו ביתרות שליליות גבוהות
• נבצע בקרה על כל ההוצאות –נסווג אותן בשלושה סיווגים – קבועות הכרחיות ,חשובות אך ניתנות לצמצום, לא הכרחיות
• נבצע בדיקה יומית של תנועות העו"ש ובקרה עליהן
• נבצע ישיבה שבועית בדרג ההנהלה על צמצום ההוצאות. כל משתתף יתבקש להגיע מוכן עם המלצות
• נגדיר קיצוץ רוחבי באחוז מוגדר מראש ונבקש מכל מחלקה להגיש תכנית לביצוע

בתחום הלקוחות

• נתמקד בגבייה של כל התקבולים שטרם שולמו
• נקבע פגישות ושיחות עם הלקוחות כולל במקום העסק שלהם
• נבקר את תהליך הגבייה – האם החשבוניות יוצאות בזמן ?
  האם יש וידוא שהלקוח קיבל אותן?תאום ציפיות עם הלקוח על מועד התשלום?
  קביעת זמן מוגדר שאם לא שולם ייצא מכתב גבייה
• נציע הקדמת תשלומים תמורת הנחת מזומן
• נציע הסכמי מסגרת עם תשלום מראש
• נבקש מקדמות באחוז מוגדר

בתחום הספקים

• נבנה ימי ספקים ונזמין אותם למשא ומתן מחודש
• נעקוב אחר תאריכי סיום החוזים בתכנה או דוח מותאמים ונאתר ספקים חליפיים
• נבקש מהספקים דחיית תשלומים או פריסתם
• נבטל או נדחה פרויקטים לא הכרחיים לזמן זה
• נציע ברטרים במקום תשלום
• נבצע בקרת חשבוניות ונאתר פערים בין החשבונית למה שסוכם בחוזה כולל בקשת פיצוי רטרואקטיבי

בתחום המימוני

• נמנע משימוש במסגרת אשראי –זו ההלוואה היקרה ביותר בשוק, נעדיף הלוואות בתנאי מימון נוחים
• במידה ונדרשת הלוואה עדיף להקדים ולקחת אותה בתקופה זו כשתנאי המימון נוחים יותר
• נבדוק זכאויות להלוואות בערבות מדינה
• נבדוק שיתופי פעולה אסטרטגיים – מיזוג, שת"פ תפעולי

בתחום המיסוי

• נעקוב אחר פרסומי המדינה בדבר דחיית תשלומים ומיסים – מע"מ, ארנונה
• נבדוק צמצום המקדמות המשולמות לגופי המיסוי –יש לבקש זאת מרו"ח של החברה-לא תמיד הוא יציע זאת מיוזמתו
• נבדוק מיסוי עודף שאנו משלמים על הפרשות שונות
• נבצע בקרת שכר כוללת על ההפרשות והמיסים בעולם השכר

מנהלים רבים נוטים להשאיר את ניהול התזרים בידי איש הכספים. יש לזכור שהשפעה על התזרים דורשת מנהיגות וקבלת החלטות קשה ומורכבת.

טוב יעשה המנהל אם יבנה צוות ספציפי בראשותו לנושא התזרים וינהיג תהליך מובנה לבקרה ושיפור של התזרים ככלי משמעותי בקבלת ההחלטות שלו.

מנהל עצור!! שפר בקרתך

בקרה הנה אחד מעקרונות הניהול החשובים ביותר בעולם שבן המציאות משתנה מהר, הלקוחות לומדים ומשתנים, המתחרים משתפרים, החוקים והכללים מצטברים אין תחליף לשליטה ובקרה.

לבקרה יצא לעיתים שם רע עקב התנהלות שגויה של הגורמים המבקרים אולם כל מנהל מבין שללא בקרה ראויה לשמה הארגון לא ישרוד לאורך זמן.

כדי שהבקרה תספק את הנדרש עליה להיות מהירה, עדכנית, דיגיטלית, מכאניסטית, יעילה ומדויקת.

מספר מילים חבויים בתוך הבקרה:

• ראשית בהיפוך אותיות בקרה היא קרבה – היא מקרבת את המנהל להבנת הסיטואציה, היא מקרבת את צילום תמונת המצב, היא מקרבת את השטח ואת המציאות האמיתית, ובביצוע נכון היא מקרבת בין המנהלים שמבצעים אותה לעובדים (משוב מדויק, אפשרות לתיקון ושיפור, מניעת טעויות וסטיות תקן )
• בתוך הבקרה טמונה המילה "בקר" –הבקרה אינה אירוע חד פעמי, היא אמורה להיות כל בוקר, ומכיוון שכך עליה להיות פשוטה, אוטומטית, מכאני סטית ויעילה (אסור שהבקרה תעכב את הארגון כי אחרת היא לא תעשה בוקר בוקר אלא תוזנח)
• בתוך בקרה טמון בהיפוך השורש ר.ק.ב – אם הבקרה לא נעשית הארגון צובר רקב ש ומן, טעויות ובסופו של דבר זה זרע פורענותו
• בתוך הבקרה טומנה הקרבה – על מנת לבצע בקרה יש להקריב את האגו, תחושת האומניפוטנטיות, הפוליטיקה הארגונית ולהיות מוכנים להתמודד עם המצב

אז מה כוללת הבקרה האפקטיבית?

1. היא כוללת יכולת לבקר את המצב מול סטנדרטים ברורים כלכליים ומנותחים
2. היא כוללת שותפות עם הגוף המבוקר –יחד נבקר את עצמנו
3. היא כוללת מוכנות לשינוי –מצב מנטאלי
4. היא כוללת שגרות ניהוליות
5. היא כוללת שימוש בכלים מקצועיים -השוואות נתונים, תקני ביצוע, דו"חות

בעולם שאחרי ה"קורונה" מה נבקר?

• נבקר את המבנה הארגוני – תקנים כמו: עוזר של, מסייע ל, תומך ב, סגן של – מרמזים על חלוקה של אחריות שיש לבדוק – כינוס של האחריות למקומות ברורים, כינוס של תפקידים, בעידן הדיגיטלי ניתן לקבל הרבה תהליכים אוטומטיים במקום החלטות של אדם זה או אחר שמותנות, מעכבות ומערבות שיקולים זרים
• נבקר את התקן – האם באמת זו כמות הלקוחות שאיש המכירות יכול לטפל?
  האם זו באמת כמות הפגישות שבעל התפקיד יכול לבצע?
  האם באמת כל תחנות החלוקה יעילות ונדרשות?
  מה התקן של פעולות הטכנאי בשטח?
  האם הוא מותאם למציאות הנוכחית?
• נבקר את התמריצים – האם התמריצים מותאמים למטרות הנוכחיות, האם התמריצים בונים את העתיד או מותאמים להסטוריה?
  האם באמת זה בסיס השכר שצריך לשלם?
  האם אחוזי העמלה נכונים?
• נבקר את השכר – האם זה באמת השכר שאנו מעוניינים שבעל התפקיד ירויח?
  האם סעיפי השכר נכונים?
  האם אנו יודעים את עלותם למערכת ומשמעותם להוצאות?
  כמה באמת עולה פגישה עם לקוח פוטנציאלי?
  כמה באמת עולה פעולה שירותית?
• נבקר את המנגנונים הניהוליים – האם יש לנו שגרות בקרה וניהול?
  כל כמה זמן בוחנים את ההוצאות?
  האם יש לנו תכנית התייעלות שנתית?
  האם אנו מבקרים את השגתה?
• נבקר את מנגנוני הקניינות והרכש –האם אנו מנהלים או מתנהלים מול הספקים?
• נבקר את החשיפה המשפטית – האם אנו מכירים את המקומות בארגון בהם אנו כהנהלה מועדים לחשיפה משפטית?
  האם אנו מבינים את ההשלכות הפרסונאליות עלינו ועל העובדים?
  האם אנו מסכניפ את עתידנו באמצעות החלטות שלא עומדות בקנה מידה משפטי?

באמצעות בניית תהליכי בקרה לאורכו ולרוחבו של הארגון יחד עם הנהלת הארגון ובשותפות עמה אנו בפתרונות אפקטיביים מספקים רשת בקרה מדויקת, כמותית, מבוססת ניתוח נתונים שמאפשרת להנהלת הארגון להשיג את יעדיה.

ניהול שכר – תלוש שכר, ניהול נוכחות עובדים, ניהול נוכחות מחוץ למשרד

ניהול שכר - תלוש שכר, ניהול נוכחות עובדים, ניהול נוכחות מחוץ למשרד

תלוש שכר -

תלוש שכר הינו דף אשר מפרט את כל מה שעבד עובד כל שהוא במהלך חודש ספציפי. ישנה משמעות לכך כי תלוש שכר יהיה קל להבנה ונהיר ביותר. המבנה של תלוש שכר והפרמטרים אשר מוכנסים אליו יותאמו על פי חוק הגנה של שכר, סעיף עשרים וארבעה לחוק. תלוש שכר מתחלק למספר אלמנטים עיקריים, כלהלן –

·         נתונים אישיים.

·         פירוט של השכר אשר הוענק לעובד.

·         הטבות אשר אותן העניק המעביד.

·         ניהול ימים אשר אותם החסיר העובד.

·         ניכוי תשלומים אשר הינם מופרשים עבור רשויות.

·         פרמטרים מצטברים.

·         פרמטרים כללים חדשים.

תלוש שכר הינו דף אשר מפרט את כל מה שעבד עובד כל שהוא במהלך חודש ספציפי.

ישנה משמעות לכך כי תלוש שכר יהיה קל להבנה ונהיר ביותר. המבנה של תלוש שכר והפרמטרים אשר מוכנסים אליו יותאמו על פי חוק הגנה של שכר, סעיף עשרים וארבעה לחוק. תלוש שכר מתחלק למספר אלמנטים עיקריים, כלהלן:

• נתונים אישיים.
• פירוט של השכר אשר הוענק לעובד.
• הטבות אשר אותן העניק המעביד.
• ניהול ימים אשר אותם החסיר העובד.
• ניכוי תשלומים אשר הינם מופרשים עבור רשויות.
• פרמטרים מצטברים.
• פרמטרים כללים חדשים.

ניהול נוכחות עובדים

עבור ניהול נוכחות עובדים ישנן שני פרוצדורות, כלעיל:

• אחד מן הדברים אשר מסבים הכי הרבה נזק להצלחה של חברה הינו תחום האיחור של עובד. לצד אי הבקרה בנוכחות של עובד במקום עבודה שלו, כמעט ואי אפשר לעקוב אחר שעת הנוכחות של העובדים שלכם, ללא לבזבז הרבה זמן על כך. במציאות של היום נוכל למצוא מענה נהדר עבור ניהול נוכחות עובדים, כמו תוכנות לניהול נוכחות, דרך מערכת ניהול החשבונות שלכם, דבר אשר ניתן לערוך נוכחות גם דרך הטלפון הנייד שלכם.
• על פי סעיף עשרים וחמישה לחוק שעות עבודה ומנוחה, אשר נקבע בשנת 1951, נקבע כי מעסיק נדרש לנהל יומן על שעות העבודה, גמול שעות נוספות ,גמול עבודה במנוחה שבועית, וכן שעות מנוחה שבועיות. דבר נוסף אשר מציין חוק זה הינו כי הרישום ביומן יבוצע באופן קבוע ויפרט רישום של שעות עבודה אשר בוצעו הלכה למעשה.

ניהול נוכחות מחוץ למשרד

מעביד אשר מעסיק עובדים ששוהים מחוץ למקום העבודה, כמו למשל – פועלי בניין, אנשי מכירות או נהגים, מוצא קושי לבצע רישום ספציפי שלהם. כיום ישנו מענה על ידי דיווח בטלפון נייד, אבל למעביד לא קיימת אינפורמציה לגבי האזור אשר בו נמצא העובד שלו ובמידה ואכן הוא נמצא באזור זה. כיום יש כל מיני אפליקציות הפותרות סוגיה זו, על ידי דיווח של כניסה ודיווח של יציאה ממקום אחד למקום אחר. הפירוט הזה ייעשה על ידי טלפון חכם או על ידי טבלט, אשר יועבר באופן מלא למערכת של ניהול עובדים בכל מיני אפליקציות.